PUSDAINFO
Diposting tanggal: 02 April 2012

A. Latar Belakang

UPT. Pusat Data dan Informasi Untirta yang didirikan berdasarkan KEPMENDIKNAS RI Nomor: 124/0/2004 tanggal 7 Oktober 2004 tentang SOTK adalah lembaga menjadi pusat informasi yang unggul dalam pengembangan, pengolahan data dan pendidikan berbasis teknologi informasi di Indonesia. UPT. Pusat Komputer atau disingkat PUSKOM (nama awalnya) adalah sebagai ujung tombak dalam mengaplikasikan SIM akademik berbasis teknologi cyber university untuk akses publik dan internet, menyelenggarakan kegiatan pembelajaran berbasis teknologi education.

Saat ini UPT Pusat Komputer telah berubah namanya menjadi UPT Pusat Data dan Informasi dimana tantangan dan permasalahannya sudah berubah dan menjadi lebih kompleks. Sebagai informasi bahwa, Universitas Sultan Ageng Tirtayasa saat ini telah memiliki 6 Fakultas dan 1 Pascasarjana. Jumlah program studi S1 saat ini berjumlah 22 program studi, 4 program studi D3, dan 3 program studi S2. Tercatat pada semester ganjil 2012/2013 jumlah mahasiswa aktif Untirta telah mencapai angka 13.384 dan ditambah dengan jumlah mahasiswa pascasarjana. Penyelenggaraan proses akademik, administrasi, keuangan, dan kepegawaian menjadi hal yang harus diperhatikan dan mulai disadari akan pentingnya integrasi data. Permasalahan sering terjadi perbedaan data antar unit kerja yang bergerak di bidang akademik dan keuangan merupakan salah satu permasalahan yang disebabkan karena tidak adanya integrasi data.

Jumlah program studi yang demikian banyak dengan jumlah mahasiswa yang semakin meningkat, maka pengelolaan dan pelayanan secara terkomputerisasi dan berbasis online sudah menjadi hal yang mutlak. Pengelolaan konvensional dengan metode antrian dan pencatatan manual akan menyebabkan effort yang sangat besar dan antrian yang sangat panjang.

Implementasi Sistem Manajemen berbasis teknologi informasi dan komunikasi diharapkan mampu memberikan dukungan bagi pengelola universitas, termasuk di dalamnya pengambilan keputusan strategis, secara cepat, akurat dan efisien. Selain hal ini, makin banyaknya jumlah dosen dan makin meningkatnya jenjang pendidikan dosen, membuat makin besarnya tuntutan akan akses informasi dan komunikasi yang handal dan reliable ke depannya. Kondisi geografis Untirta sendiri saat ini terpisah antara Untirta Kampus Serang dengan Untirta Kampus Cilegon (Fakultas Teknik). Ini sedikit banyak menjadikan hambatan dalam permasalahan komunikasi dan kordinasi. Oleh karenanya, solusi pastinya adalah implementasi teknologi informasi dan komunikasi.

Dengan teknologi informasi dan komunikasi sesungguhnya saat ini sudah tidak adalagi hambatan atau batasan yang dibatasi oleh ruang dan waktu. Paradigma sistem informasi yang tertutup dan berdiri sendiri, sudah saatnya harus dihilangkan dan diganti dengan paradigma keterbukaan informasi dan integrasi data. 

1. Visi

Mewujudkan Untirta sebagai Smart Modern Campus yang dapat menjadi kebanggaan masyarakat Banten, maju, bermutu, dan berkarakter.

2. Misi

  1. Mengembangkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung tugas manajemen menuju Untirta yang maju, bermutu, dan berkarakter dalam kebersamaan.
  2. Mengembangkan teknologi informasi dan komunikasi yang mampu memunculkan potensi keunggulan Untirta.
  3. Mengembangkan teknologi informasi dan komunikasi dalam upaya untuk meningkatkan kinerja Untirta dalam fungsi layanan.

3. Tujuan

Renstra UPT Pusdainfo Tahun 2013 – 2015 merupakan landasan bagi penataan kelembagaan, arah, tahapan dan strategi pengembangan teknologi informasi dan komunikasi di Untirta ke depan.

4. Isu Strategis

  1. Permasalahan tidak sinkron data antara unit kerja baik pada level universitas, fakultas, dan jurusan.
  2. Besarnya potensi Untirta sebagai 1 dari 2 PTN di Provinsi Banten, yang mana masih merupakan kampus terpercaya di wilayah Banten.
  3. Pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta manfaatnya pada Tri Darma Perguruan Tinggi yakni, pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.
  4. Dibutuhkan suatu akurasi data terpercaya dan tersentralisasi yang dapat digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan suatu keputusan atau kebijakan (decision support system).
  5. Banten sebagai salah satu cluster industri di Indonesia dan merupakan daerah penanaman modal asing, menuntut Untirta untuk mampu mempersiapkan lulusan yang tidak buta terhadap teknologi informasi dan komunikasi.

5. Sasaran

  1. Pada akhir tahun 2015 Untirta telah memiliki Sistem Informasi Manajemen Terpadu yang mensinergikan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), Kepegawaian (SIMPEG), Keuangan (SIMKEU), dan Aset (SIMAK BMN) yang dilengkapi dengan aplikasi penunjang decision support system (DSS), serta diarahkan kepada prinsip transparansi, akuntabilitas, dan kualitas kinerja Untirta.
  2. Pada akhir tahun 2015 Untirta telah mampu menjadi salah satu content provider di bidang pendidikan di Indonesia.
  3. Pada akhir tahun 2015 Untirta telah memiliki insfrastruktur yang memadai yang mampu memenuhi spesifikasi minimal kebutuhan akan implementasi teknologi informasi dan komunikasi.
  4. Pada akhir 2015 UPT Pusdainfo telah menjadi bukan hanya Pangkalan Data Untirta, tapi juga sebagai pusat pengembangan teknologi informasi dan komunikasi serta pusat pelatihan teknologi informasi dan komunikasi.
  5. Pada akhir tahun 2015 UPT Pusdainfo mampu bersinergi dan menjalin kerjasama dengan instansi terkait seperti, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Dinas Pendidikan Provinsi Banten, PT. Telkom, dan Pemerintah Provinsi Banten.

6. Kebijakan Utama

  1. Strategi pengembangan teknologi informasi dan komunikasi didasarkan atas kebijakan sentralisasi sistem dan desentralisasi kewenangan.
  2. Arah pengembangan teknologi informasi dan komunikasi mengikuti kebijakan taat azas dan jaminan keamanan dengan memanfaatkan perangkat open source dan perangkat legal lainnya.
  3. Tahapan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi didasarkan pada kebijakan keterpaduan dan keseluruhan.
  4. Strategi kerjasama UPT Pusdainfo adalah sinergitas dan mutualisme.
  5. Prinsip pelaksanaan kerja internal UPT Pusdainfo adalah pada prinsip-prinsip kekeluargaan, kepedulian, keterlibatan aktif, dan penuh tanggung jawab.

B. PENGEMBANGAN INFRASTRUKTUR

Pengembangan infrastruktur harus diarahkan pada integrasi sistem informasi yang ada di kampus. Integrasi diperlukan mengingat secara geografis Untirta terpisah menjadi Untirta Serang dan Untirta Cilegon. Integrasi dilakukan dengan mengandalkan jaringan backbone serat optik (fiber optic) yang diharapkan dapat menghubungkan seluruh jaringan gedung di Untirta Serang (kampus utama). Saat ini jaringan fiber optic yang sudah ada adalah yang menghubungkan Gedung UPT Pusdainfo dengan Rektorat. Pengembangan lebih lanjut adalah dengan menambahkan jaringan pengaman fiber optic dengan topologi ring ke seluruh gedung yang ada di Untirta Serang dan begitu juga di internal Untirta Cilegon. Untuk saat ini, sudah seluruh gedung terkoneksi dengan jaringan LAN. Selain LAN coverage koneksi internet juga dibantu dengan wifi yang disediakan secara tersentralisasi yang mampu meng-cover seluruh Untirta. Hotspot central ini diberi nama Tirtayasa 1 dan Tirtayasa 2. Selain itu, akses wifi juga diberikan di setiap Fakultas untuk kebutuhan masing-masing fakultas.

Terkait hal tersebut, berikut adalah rencana pengembangan jaringan di Untirta.

Tabel 1 Tahapan pengembangan jaringan

No

Jaringan

Tahun Pencapaian

1

Pengembangan Backbone Fiber Optic Untirta Serang

2013

2

Pengembangan Backbone Fiber Optic Untirta Cilegon

2013

3

Penguatan akses wireless di Gedung D Untirta Serang

2013

4

Bridging Untirta Serang dan Untirta Cilegon

2014

 Melengkapi jaringan intranet, maka jaringan internet Untirta disediakan dengan Astinet bekerjasama dengan PT. Telkom yang mana saat ini jumlah bandwith yang dimiliki Untirta mencapai 84 Mbps. Rencana ke depan akan ditambahkan menjadi 150 Mbps pada akhir tahun 2014.

Tabel 2 Rencana pengembangan kapasitas internet

No

Tahun

Kapasitas Akses

1

2012

84 Mbps

2

2013

84 Mbps

3

1014

150 Mbps

 

C. PENGEMBANGAN SISTEM DAN AKSES LAYANAN

Untirta kedepan mengedepankan prinsip integrasi sistem, layanan prima, dan mendukung program pemerintah dalam hal menekan pembajakan software. Oleh karenanya diperlukan suatu langkah-langkah nyata untuk mewujudkan hal tersebut. Adapun langkah-langkah yang akan ditempuh oleh UPT Pusdainfo dalam hal ini adalah:

1. Rencana Legalisasi Software dan Pengembangan Open Source

UPT. Pusdainfo dalam memenuhi seluruh kebutuhan sistem informasi dan komunikasi untuk kebutuhan Untirta, akan berupaya menggunakan open source, dan diupayakan dengan cara penelitian dan pengembangan, yang artinya aplikasi yang ada dan akan digunakan adalah hasil karya buatan sendiri.

Dengan penggunaan open source dan membangun sendiri aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan, maka diharapkan alokasi dana yang ada yang semula untuk kebutuhan hal tersebut dapat digunakan untuk pengembangan SDM.

2. Keterpaduan Sistem Informasi, Basis data, dan Warehouse

Perlu diketahui, bahwa pada saat ini tuntutan akan sistem terpadu (terintegrasi) adalah kemutlakan. Seharusnya sistem informasi dan komunikasi adalah mempermudah pekerjaan manusia. Namun, hanya karena integrasi belum dilakukan, maka pekerjaan yang dihasilkan dari sistem informasi tetap memerlukan pengolahan data manual yang pada akhirnya memberikan beban tambahan kepada manusia sebagai pengguna. Selain itu, tanpa sistem terintegrasi, maka tidak ada jaminan data (misalnya data jumlah mahasiswa) sama untuk seluruh keluaran sistem informasi.

Dengan sistem yang terpadu, seluruh proses administrasi diharapkan menjadi lebih efektif, efisien, transparan, serta mampu menekan hal-hal  negatif yang menghambat proses yang sedang berlangsung. Demikian juga, kecepatan arus informasi dalam mendukung  Decision Supports  System  (DSS) akan sangat efektif dalam era kepemimpinan yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Keterpaduan sistem informasi yang diterapkan meliputi integrasi semua layanan lintas jurusan/prodi dalam satu pintu sehingga lebih efisien. Tujuannya adalah mempercepat pengembangan Untirta menjadi lembaga yang sehat, unggul, dan sejahtera serta mampu bersaing secara nasional dan juga global.

Kondisi terkini gambaran sistem informasi yang sudah ada dan akan direncanakan ke depan dapat dilihat pada Gambar 1 berikut.

 Untirta Information System

Gambar 1 Skema Pengembangan IT di Untirta

3. Akses Layanan untuk Semua

Teknologi informasi dan komunikasi pada prinsipnya adalah untuk seluruh civitas academica Untirta, oleh karenanya perlu ada prioritas pelayanan bagi semua dan akses bagi semua. Akses ini tidak berarti bahwa civitas (user) adalah konsumen, namun juga berperan sebagai produsen dari konten sistem informasi dan komunikasi yang dibangun. Artinya civitas adalah sumber data dan berperan aktif dalam kemutakhiran data dan informasi pada sistem informasi yang disediakan.

Dalam pelaksanaannya, ada empat level layanan inti dan satu layanan pendukung. Layanan inti saling bertumpu, dimana layanan level level yang lebih tinggi bertumpu pada layanan yang lebih rendah. Layanan tersebut terdiri dari:

Layanan inti level satu adalah  layanan akses dan infrastruktur fisik

  1. Router (√)
  2. Local Area Network Campus (√)
  3. Wide Area Network (√)
  4. Network Operation Center
  5. Data Center
  6. Network Storage Center
  7. Internet Connection (√)
  8. Students Site Services
  9. Computer Support Center
  10. Data Security System (√)
  11. Technical Support Computer and Network (√)

Layanan inti level dua adalah layanan komputasi dan komunikasi, yakni komputasi dan pemrograman, aplikasi dasar, dan komunikasi/Internet.

  1. Publishing, printing, word processing, spreadsheet (√)
  2. Web Hosting Service (√)
  3. Internet Access User (√)
  4. Content Management System
  5. Email Service (√)
  6. Logger System
  7. Official Web Site (√)
  8. Voice Over IP
  9. Campus Telephone Services (√)
  10. Internet Facsimile
  11. Messenger System
  12. Video Conference System (limited)

Layanan inti level tiga adalah  layanan aplikasi  seperti courseware, virtual class, academic administration (√), project management, financial tracking (√), material and resource planning, human resource management (√), dan aplikasi lainnya yang mendukung.

Layanan inti level empat adalah layanan konten dan informasi.

  1. Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIAKAD) (√)
  2. Sistem Informasi Perpustakaan (Digital Library)
  3. Sistem Informasi Aset dan Fasilitas (SIMAK BMN) (√)
  4. Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) (√)
  5. Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni
  6. Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
  7. Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) (√)
  8. Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru (SIREG) (limited)

Layanan pendukung  user care, untuk memperoleh, memelihara, dan mengembangkan pelaku/pemakai layanan (Helpdesk/Call Center/Customer Care).

Adapun rencana realisasi dan pengembangan sisten informasi dari tahun ke tahun dapat dilihat pada Tabel 3 berikut.

Tabel 3 Rencana pencapaian sistem informasi Untirta

No

Sistem Informasi

Tahun Capaian

1

Sistem Informasi Akademik (upgrade)

2013

2

Sistem Informasi Aset dan Fasilitas (upgrade)

2013

3

Sistem Informasi Keuangan (upgrade)

2014

4

Sistem Informasi Kepegawaian (rebuilding)

2014

5

Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru (SIREG + Untirta PreRegistration System)

2013

6

Sistem Informasi Perpustakaan (new)

2013

7

Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni / Untirta Student Site (new)

2013

8

Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (new)

2014

9

Sistem Informasi Journal / eJournal (new)

 

 

Walaupun dalam penyajian layanan sistem informasi dan infrastrukturnya memerlukan biaya, layanan dasar teknologi informasi dan komunikasi di Untirta harus dapat dinikmati civitas academica Untirta dengan bebas biaya tambahan. Layanan dasar adalah layanan minimum yang memadai untuk melaksanakan kebutuhan akademis. Civitas Untirta harus dipicu dan didorong untuk menggunakan layanan teknologi informasi dan komunikasi yang ada untuk kebutuhan akademis, korporasi, dan komunitas.

Selain memenuhi kebutuhan civitas itu sendiri, pembiasaan penggunaan teknologi informasi dalam keseharian civitas akan dapat membatu Untirta mencapai paperless administration sehingga layanan akan lebih cepat dan sustainable membangun Untirta sebagai Cyber Campus, yang mana hal ini dapat dijadikan indikator dikuasainya IT di Untirta.

Layanan yang disediakan tidak terbatas pada layanan dasar. Pada prinsipnya kebutuhan civitas perlu  dilayani dalam Cyber Campus Untirta, termasuk kebutuhan khusus (yakni yang dibutuhkan sebuah kelompok dalam komunitas). Layanan khusus ini mungkin membutuhkan biaya tambahan yang dibayar pemakai per pemakaian, sebagai contoh, langganan jurnal online.

4. Pengembangan Konten

Pada prinsipnya informasi yang disajikan dalam  Cyber Canpus Untirta datang dari berbagai sumber. Pengelola Cyber Campus Untirta menangani kandungan informasi resmi (official contents). Kandungan informasi lainnya selayaknya datang dari civitas. Dalam hal ini pengelola Cyber Campus Untirta harus mampu memfasilitasi dan mendorong kandungan informasi akademis dan komunitas (academic and community contents). Dengan demikian kandungan informasi di Untirta menjadi semakin kaya baik kualitas dan kuantitasnya.

Adakalanya informasi yang dibutuhkan ada di luar Cyber Campus Untirta sehingga harus diambil  menggunakan saluran Internet. Kapasitas internet saat ini diharapkan masih mencukupi. Namun, dalam maksimal 2 tahun ke depan akan dirasakan kekurangan akan kapasitas internet. Oleh karenanya UPT. Pusdainfo Untirta akan mengembangkan konten lokal yang mana prinsipnya kandungan informasi akademis seharusnya tersedia secara lokal dalam Cyber Campus Untirta. Hal ini dapat dicapai dengan menggalakkan pembuatan konten akademis oleh civitas Untirta sendiri.

Adanya Data Center adalah salah satu upaya yang akan dilakukan oleh UPT. Pusdainfo untuk dapat menekan/mengurangi akses internet (global). Diharapkan dengan adanya Data Center, civitas (user) mengakses lokal konten Cyber Campus Untirta dahulu, sebelum mencarinya di luar Untirta. Hal ini diharapkan mampu mengurangi beban kapasitas internet global.

Sebagai kampus pendidikan, pengembangan program konten semacam e-learning di Untirta atau pengembangan software aplikasi pendidikan sangat diharapkan. Dengan mengembangkan software pendidikan akan meningkatkan pemerataan materi pendidikan dan kompetensi yang baik bagi para mahasiswa. Program ini mengimplementasikan sistem pembelajaran dengan menggunakan software sebagai alat bantu guna memberikan kemudahan dalam proses belajar-mengajar, baik bagi para pelajar dan khususnya para pengajar dalam menyampaikan materi kepada para anak didik. Diharapkan sebagian besar civitas akademika terutama dosen di Untirta dapat menggunakan alat bantu software pendidikan sebagai salah satu alat bantu mengajar. Pengembangan bisa diarahkan ke basis presentasi, program aplikasi khusus maupun penggunaan LMS (Learning Management System).